Planlegger bedriften din en tur til utlandet for de ansatte? Det krever litt innsats, men firmaturen kan dere helt fint arrangere selv, og dermed spare en god slump penger. Her får dere nyttige tips for hvordan dere velger destinasjon, booker fly, hotell, restauranter og aktiviteter, samt hvilke skatteregler dere må kjenne til.

Fordeler og ulemper med reiseselskap

Det finnes mange selskap som spesialiserer seg på firmaturer og events, også når arrangementet skal avholdes i utlandet. Det normale er at disse selskapene ordner alt som har med reise og opphold å gjøre, samt bespisning og eventuelle felles arrangementer og opplevelser.

Om det er formålstjenlig å bruke et eksternt firma til å arrangere turen, vet dere best selv. Her er noen av fordelene og ulempene.

Fordeler

• Dere slipper å booke fly og hotell selv.
• Dere slipper å booke spisesteder selv.
• Dere slipper å arrangere fellesaktiviteter, opplevelser, og lignende.
• Selskapet kan ha gode lokalkunnskaper, eller samarbeidspartnere som har det.

Ulemper

• Kostnadene kan bli betydelig høyere.
• Dere mister kontroll over opplegget til turen.
• Dere risikerer at reiseselskapet booker ukurant hotell, måltider og opplevelser på reine turistfeller, og lignende.

Har reiseselskapet nok lokalkunnskap?

Et av hovedproblemene med å sette bort turen til et reiseselskap, har med lokalkunnskap å gjøre. Enten må reiseselskapet selv kjenne det lokale markedet og tilbudene, eller de må samarbeide med en lokalt aktør som innehar den rette kunnskapen.

Slik er det definitivt ikke bestandig, og slettes ikke for alle destinasjoner. Noen selskap er sikkert flinke til å arrangere turer til Berlin, men er helt hjelpeløse dersom turen skal gå til Praha.

Resultatet kan ofte bli at for eksempel måltidene inntas på reine turistfeller, med sur betjening, kjip mat, og en regning som ikke står i forhold til hva dere fikk servert. Slik kan skje fordi reiseselskapet dere bruker ikke kjenner til det lokale markedet, eller fordi en lokal samarbeidspartner prioriterer restauranter der de selv får provisjon.

Vår formening er at de aller fleste vil kunne arrangere firmatur til utlandet på egenhånd, og få til et minst like bra opplegg som de proffe operatørene.

Planleggingen i fem trinn

En firmatur til utlandet kan deles inn i fem hovedområder; valg av destinasjon, reise, overnatting, bespisning, opplevelser/arrangementer. Når destinasjon er valgt, er reisen og overnattingen det mest kritiske. Hvor dere spiser, og hva dere skal oppleve sammen, kommer i andre rekke. I avsnittene nedenfor tar vi for oss det viktigste du må tenke på.

Sette gjerne sammen et team med ivrige sjeler til å arrangere turen. Velg ut noen som er praktisk anlagt, noen som er kreative, og noen som har erfaring fra den byen dere skal reise til.

Valg av destinasjon til firmaturen

Om dere vil holde kostnadene nede, bør dere vurdere å reise til byer som Praha, Tallin, Berlin og Gdansk. De byene som Norwegian og SAS, har direktefly til, og som har kort reisetid, er vanligvis de rimeligste i forhold til flybilletter. Prisene på fly kan bli enda lavere dersom SAS og Norwegian har konkurranse fra andre aktører på direkterutene. I tillegg er det gjerne betydelig billigere å bo på hotell i mange av de nevnte byene.

Mange velger destinasjon i forhold til hva de vil oppleve, og ikke bare i forhold til pris. Tenk igjennom hva de ansatte er opptatte av, hva de vil synes er fint å oppleve, og velg destinasjon i forhold til dette. Er dere et firma der alle kunne tenke seg å slappe av på spa, er for eksempel Budapest og Zürich gode alternativer. Er dere interesserte i spennende kultur- og uteliv, kan Berlin og Praha være gode valg. Er hele gjenget fotballinteresserte? Dra til England eller Tyskland, og skaff billetter til kamp.

Booking av reisen

Når destinasjonen for turen er bestemt, bør jobben starte med å finne rett reisemåte. Med mindre firmaturen går til København eller Stockholm, er de fleste avhengige av å booke fly for hele reisefølget. Skal firmaturen gå til København, kan danskebåten være et godt alternativ, men husk at reisetiden blir betydelig lengre. Skal turen gå til Stockholm, kan toget være kurant.

• Det er en god idé å undersøke om det er nok kapasitet på både fly og hotell, før en av delene bestilles.
• Book flyreisen online, og så tidlig som mulig. De billigste flysetene selges først. Følg også med på flyselskapenes kampanjer.
• Vurder å chartre fly dersom det er mange nok som skal reise.
• Vurder også å sammenligne tilbud på pakketurer (fly og hotell) til den byen dere vil reise til.
• Reis så enkelt som mulig, det vil si uten mellomlandinger.
• Prøv å få hele reisefølget med på de samme flyvningene.
• Betal reisen med firmaets kredittkort dersom dere har. Da får dere med gratis reiseforsikring dersom dere har kort som inkluderer dette.
• Vurder å booke felles transport til og fra flyplassene, spesielt dersom dere er mange som skal reise. En buss med plass til 40 personer, koster garantert betydelig mindre enn ti taxier, og bussen er i tillegg mye mer praktisk.
• NB! Sørg for at dere har adekvat avbestillingsforsikring.

Booking av hotell for firmatur

Hvilket hotell som passer best beror på veldig mange faktorer. Et lite firma med få ansatte, kan være langt mer fleksible på dette området. Ha dette i mente i forhold til de tipsene vi kommer med her:

• Book hotell tidlig, og helst samtidig med flyreisen.
• Dersom det er mange som skal reise, vil dere sannsynligvis finne de beste tilbudene hos de store kjedehotellene.
• Se etter hotell med høy kapasitet, og gjerne de med flere hundre rom.
• Velg hotell med forretningssenter, møterom og konferanselokaler (etter behov) dersom dere skal ha et faglig opplegg på turen.
• La flere bo sammen dersom det er akseptabelt for de reisende. De store kjedehotellene har ofte mange nok rom med to enkeltsenger (twin beds).
• Velg gjerne hotell der frokost er inkludert i prisen.
• Velg hotell som ligger sentralt i forhold til aktiviteter, severdigheter, restauranter og uteliv.
• Betal eventuelt depositum og selve oppholdet med firmaets kredittkort dersom dere har. Da er rettighetene bedre ivaretatt dersom dere må avbestille, eller om hotellet svikter på et eller annet vis.

Bespisning på turen

Å finne de rette restaurantene kan være en utfordring. Fordelen med å gjøre denne biten selv, fremfor å bruke et reiseselskap, er at dere må nødvendigvis kontakte restaurantene. Dermed har dere sjansen til å få et inntrykk av hvordan servicen er.

• Bruk litt tid på å finne gode restauranter. Les på omtaler på nett fra troverdige kilder.
• Book tidlig, men sørg for at du har en back-up-plan dersom restauranten skulle finne på å kansellere.
• Dersom dere er mange vil de fleste restauranter kreve et depositum. Bruk kredittkort til dette om dere kan.
• Velg gjerne restauranter som er innenfor gangavstand fra hotellet dere bor på.
• Vurder å finne restauranter dere kan ha for dere selv hele kvelden.
• Om turen skal inkludere en slags hovedmiddag, for eksempel julebord, er kanskje restauranten på det hotellet dere bor på det beste alternativet.
• Vurder å reservere plass på utesteder også. Er dere mange, kan det være vanskelig å få alle inn døren på populære barer og nattklubber.
• Velg eventuelle utesteder i nærheten av hotellet.

Felles aktiviteter på turen

Husk at selv om firmaturen ikke skal vare så lenge, vil nok de fleste sette pris på å ha litt tid for seg selv. En tur der det går i ett, fra aktivitet til aktivitet, blir som regel bare masete. Her er noen tips dere kan vurdere.

• Ta en brainstorming på hva dere skal finne på i fellesskap.
• Om fellesaktivitetene skal være så rimelig som mulig, er det bare å være kreative.
• Lag for eksempel et rebusløp mellom severdighetene. Del inn i lag, og konkurrer om hvem som tar det beste bildet fra hver post på løypa. Etter endt løp kan alle møtes på en hyggelig pub dere booker på forhånd, der vinnerne kåres. Noe slikt vil bli mye rimeligere enn å booke en guidet (og passiv) tur om bord i en buss, og sannsynligvis mye mer engasjerende.
• Velg aktiviteter som ikke innebærer lange transportetapper.
• Vel gjerne aktiviteter som er typiske for den byen dere reiser til. Skal dere til Praha? Besøk for eksempel et lite bryggeri, drikk øl, spis lunsj, og få en omvisning. Går turen til Gdansk? Hva med felles tur til den flotte stranden i Sopot, og kanskje innom et spa i samme slengen? Amsterdam? Book en kanalbåt for hele gjenget. Aberdeen? Besøk et destilleri der de lager god whisky. Les litt om byen dere skal til, så kommer idéene etter hvert.

Pass dere for skattefella!

Firmaturen kan komme til å bli skattepliktig for hver enkelt ansatt, dersom den ikke arrangeres på riktig måte. Skattereglene er litt diffuse, og ved tvil kan det være en idé å kontakte den lokale kemneren på forhånd. Beskriv opplegget, og foreta eventuelt de tilpasningen som trengs for at reisen ikke skal bli skattepliktig. Her er grunnreglene dere må være klar over:

• Arrangementet skal ha karakter av å være et velferdstiltak.
• Alle, eller en betydelig andel av de ansatte, må få tilbud om å delta på arrangementet (en tur som bare inkluderer for eksempel selskapets ledelse, vil neppe kvalifisere til skattefritak).
• Bedriftens ansatte, eiere, styremedlemmer, samt tilknyttede ektefeller eller samboere kan inkluderes på arrangementet.
• Eksterne personer, for eksempel regnskapsfører og innleide konsulenter, vil ikke anses som tilknyttet til bedriften. Blir de med på turen, får de normalt ikke skattefritak.
• Bedrifter med bare én ansatt, eller med kun familiemedlemmer som ansatte, vil normalt ikke kunne arrangere firmaturer uten at reisen blir skattepliktig.
• Arrangementet må være rimelig (vurderes i forhold til hva tilsvarende kostnad ville blitt om arrangementet foregår i Norge).
• I store selskap aksepteres det som regel at arrangementet bare gjelder for en avdeling.
• Som en hovedregel anses det som ferie dersom arrangementet varer mer enn 2 overnattinger, og turen blir dermed skattepliktig.
• Dersom turen kombineres med et fagseminar, kan reisens varighet være mer enn 2 dager. Det faglige opplegget må kunne dokumenteres (program, booking av møtelokaler).
• Hvilken dag dere reiser på har ingen betydning (var tidligere begrenset til helg).